北京交通大学教育基金会捐赠管理工作流程

  • 发布时间:2021-01-19 01:47:00 来源 : 作者 : 浏览量 :

一、捐赠协议签订

1.相关单位及个人对外联络确定捐赠意向

2.捐赠协议模板下载

捐赠方选择从基金会网站“下载中心”下载相应模板,或者联系基金会发送电子版模板。

下载地址如下:(http://foundation.bjtu.edu.cn/bszn/zyxz/index.htm

3.捐赠协议的审核、定稿

捐赠协议书起草后电子稿发至foundation@bjtu.edu.cn,

基金会负责项目管理的老师根据捐赠方意愿对捐赠协议进行修订,审议通过后回复执行单位联系人签订协议。

4.捐赠协议的签订

捐赠协议须由甲乙双方签字盖章后生效。

5.捐赠协议的归档

捐赠协议电子版发送至基金会邮箱,纸质签章版交至基金会8212室存档。

EMAIL:foundation@bjtu.edu.cn

邮寄地址:北京市海淀区上园村3号交大知行大厦8212室

邮编:100044

电话:010-51688657

二、捐赠途径

具体捐赠途径如下:

(一)银行转账

1.人民币汇款:捐赠方汇款后,基金会将及时回复捐赠款到账情况,开具捐赠收据和证书,捐赠人可委托代理人代领,需邮寄的,联系基金会邮寄。

电话:010-51688657,010-51688024

2.外币汇款:须及时到基金会确认捐赠信息,办理结汇手续,以免由于结汇不及时被银行退回。外币账户信息见基金会网站。

(二)邮局汇款

地址:北京市海淀区上园村3号交大知行大厦8212室

名称:北京交通大学教育基金会

邮编:100044

(三)在线捐赠

登陆网址:http://foundation.bjtu.edu.cn,点击“我要捐赠”栏,按界面提示完成操作流程。

(四)微信捐赠

通过微信扫一扫关注北京交通大学教育基金会官方微信,点击 “我要捐赠”栏,按界面提示完成操作流程。

(五)支付宝捐赠

通过手机扫描北京交通大学教育基金会支付宝二维码,按界面提示完成操作流程。

 

(六)现场捐赠

捐赠人可至基金会办公地点进行现场捐赠。

备注:汇款附言中需注明汇款用途,汇款人与捐赠人不一致的,需另附捐赠人出具的不一致说明。

三、项目立项

捐赠资金到账后,基金会通知项目执行单位到基金会办理认款及项目立项手续。项目立项需提交的材料如下:

(一)新立项项目

1、《北京交通大学教育基金会接受捐赠立项申请表》1份;

2、其他立项材料视项目类型及具体情况提交,详见下表:

按项目类型所需提交材料

类型编号

项目类型

所需材料

01

奖助学金

***奖助学金管理办法

02

奖教金

***奖教金管理办法

04

学院基金

***学院教育基金管理办法

05

会议类基金

专项基金经费预算表

06

科研类基金

研究基金经费预算表

07

限定性基金

管理办法、专项基金经费预算表

 

(二)延续项目

延续项目同新立项项目一样,需提交捐赠协议及其他立项材料备注:立项申请表不再重复提交)。

四、项目实施及开展

(一)奖助学金

1、每年9月,教育基金会根据捐赠协议评选要求,向学生处、资助中心、研工部发送本年度奖助学金评审通知。学生处、资助中心、研工部根据通知要求,组织各学院开展本年度奖助学金评选工作;

2、各学院根据学校要求进行评选;

3、各学院将评选结果上报学生处、资助中心、研工部,三部门按申报条件进行审核,提出建议人选名单,报校长办公会审议,确定最终获奖名单;

4、学生处、资助中心、研工部将专项基金使用审批表、奖助学金发放表等纸质材料报送至基金会,电子版发放名单发送至jwu2@bjtu.edu.cn,由教育基金会完成奖助学金发放工作;

5、可视捐赠人情况举行奖助学金发放仪式、见面会、获奖助学生座谈会等;

(二)奖教金

1、每年4月,教育基金会根据捐赠协议评选要求,向人事处发送本年度奖教金评审通知。人事处根据通知要求,组织各单位开展本年度奖教金评选工作;

2、各单位按要求进行评选;

3、各单位将评选结果上报人事处。人事处按申报条件进行审核,并充分征求有关专家、领导及职能部处的意见,经校评选小组审议,提出建议人选名单,报校长办公会审议。审议通过并公示无异议后,确定最终获奖名单。

4、人事处将转向基金使用审批表、奖教金发放表纸质版材料上报教育基金会,由教育基金会完成奖教金发放工作;

5、可视捐赠人情况举行奖教金发放仪式;

(三)其他类型项目

各项目执行单位在项目经费预算范围内进行经费报销,提交材料包括:专项基金使用审批表、原始票据粘贴单、发票分类汇总整理表、支票领用单、其他说明等资料,表格可从基金会网站下载中心--常用表格下载。

五、项目结项

项目执行单位按照基金会要求办理结项手续,提交基金使用报告等材料,如若项目执行完毕资金还有剩余,则剩余资金将用于北京交通大学建设和发展。

六、项目归档

每年3月,基金会统计上年度项目管理相关资料,包括捐赠协议、立项材料、捐赠仪式或发放仪式活动照片、录音、视频、汇报册等,进行整理归档。

七、项目反馈及捐赠人答谢

对于每笔捐赠,基金会将按照《北京交通大学教育基金会捐赠答谢管理制度》对捐赠人进行答谢,包括日常沟通与联络、信息披露集答谢、答谢资料归档等。

八、捐赠人满意度调研及延续捐赠意愿

项目结项后,基金会及项目执行单位咨询捐赠人对项目实施情况的满意度,征求意见与建议,落实是否进行下一次捐赠。

 

 

地址:北京市海淀区上园村3号知行大厦8212   邮编:100044

电话:51688657 传真:51688679 Email:foundation@bjtu.edu.cn

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