第一章 总则

第一条 为规范和加强北京交通大学教育基金会（以下简称“基金会”）的档案管理工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案更好地为基金会、北京交通大学及社会各界服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》、《北京交通大学档案管理办法》等法规，结合基金会实际，制定本制度。

第二条 本制度所称档案，是指基金会在日常业务和管理活动中直接形成的对基金会、学校、社会和捐赠人等具有保存价值的各种文书材料、照片、音像、出版物等不同形式、载体的历史记录。档案包括纸制档案和电子文档两大类，并对其进行分别管理。

第三条 档案是基金会不可再生的宝贵财富，是记录基金会建设发展的重要依据。档案工作是基金会的重要基础工作，是反映和衡量基金会管理水平的重要标志。基金会理事、各部门工作人员和各项目负责人应遵守相关法律法规和本办法，并承担收集、整理、立卷、归档和保护档案的义务， 保证档案工作与基金会各项工作的协调发展。

第二章 管理体制

第四条 基金会档案工作实行秘书长负责制，副秘书长协助秘书长负责档案工作，并配备固定的档案管理人员，负责基金会档案的收集、整理、归档和移交工作，并将其列入岗位职责范围。

第五条 档案管理人员的职责为：

（一）档案管理人员应认真贯彻执行党和国家有关档案管理的方针、政策、法规和学校档案管理工作的规章制度，履行档案管理工作职责。

（二）档案管理人员应努力学习档案业务知识，积极参加有关的档案业务学习培训。

（三）档案管理人员应定期做好基金会档案材料的收集、保管、整理、立卷和归档工作，保证归档材料的完整齐全、及时准确，不得以任何借口不交、迟交或将档案资料据为己有。

（四）对于涉密档案，档案管理人员应严格执行保密制度。

第三章 归档范围及保管期限

第六条 归档档案应以反映基金会业务活动所产生的具有保存价值的文件材料为重点，对纸质档案材料和电子档案材料应同步归档。主要内容包括：

（一）管理类：主要包括基金会注册成立和运行的各种证照；重要的会议文件、会议记录及纪要；工作报告；收发的各种通知、规定、请示、批复等；签订的合同、协议；关于人事管理、党政管理类的文件材料等；开展业务活动、交流活动形成的材料等。

1.基金会成立、变更等事项的申报、请示等相关文件资料；业务主管单位和管理机关的批示、批复、复函等相关文件资料。

2.基金会制定的规章制度、内部管理规定及所发文件等。

3.基金会理事会的会议记录、会议纪要、决定决议等；基金会召开、主办或参加其他重要会议的相关文件资料等。

4.接受捐赠、基金项目实施管理方面的重要文件材料等。

5.基金会有效证件、印章等。

6.基金会获得的社会荣誉资料等。

（二）财会类：主要包括《会计档案管理办法》中规定的各种会计凭证、会计账簿、财务报告，银行对账单及银行存款余额调节表会计档案的保管、移交、销毁清册等。

1.会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;

2.会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及

其他辅助性账簿;

3.财务会计报告,包括月度、季度、年度财务会计报告;

4.其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、重要的备查合同、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

（三）实物类：主要包括基金会在各项业务活动以及对外交流活动中形成的具有保存价值的实物，如礼品、纪念品、题词、获奖证书等。

（四）其他档案：指在以上种类之外的具有保存价值的各类档案。

第七条 档案保管期限一般分为：永久、长期（16-30年）、短期（15年）三种。

第八条 档案保管期限除上级有关法规制度规定外，一律按照下列规定办理：

（一）永久保管：基金会成立资料、基金会章程，理事名册，理事会会议纪要，各级批文，印鉴，捐赠协议，年度财务报表，规章制度，不动产所有权证及其他债权凭证，人事资料，大型活动图片，音像资料以其它核定须永久保管的材料等；

（二）长期保管：会计凭证，其他经核定须长期保管的文书材料(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)；

（三）短期保管：期满或解除的合同协议，完结后的项目方案，部门工作计划及工作总结，完结后的部门申请报告，完结后无长期保管必要的材料，其它经核定须短期保管的材料；管理类档案的保管期限可视档案重要程度一般分为永久或长期，财会类档案的保管期限一般为长期，实物类档案的保管期 限可视档案的类型一般分为长期或短期，其他档案的保管期限可视档案具体情况确定。

第四章 档案管理

第九条 基金会的各类纸制档案应分类保管，建立档案盒对应保存，对于基金项目建立专属的项目档案盒保管。存档要严格按照档案工作流程进行。

第十条 重要文件每年按照北京交通大学档案馆的要求统一存档，并移交至档案馆，有学校档案馆负责整理组卷并归档。

第十一条 电子文档由专人保存，每年分类存档，文件夹及文档名称要清晰规范。

第十二条 归档材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）以及《北京交通大学电子文件归档与管理实施细则》执行。

第五章 档案查询利用

第十三条 查询、利用基金会的开放档案，按《中华人民共和国档案法》的有关规定办理；对于未开放的本基金会档案，查阅利用必须履行登记手续并遵循下列规定：

（一）本基金会人员因公查阅本基金会归档档案，需经过档

案管理人员说明事由，方可查阅。

（二）非基金会工作人员如有需要利用档案，须经相关单位

批准并经基金会主管领导同意方可查阅。

（三）档案材料一般只提供复印件，原则上不得外借，特殊情况外借须经基金会领导。档案利用人应按时归还，严格遵守阅档制度，维护档案的完整和安全，不得遗失、污损、涂改、分拆和转借，注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。违规者，视情节轻重，上报依法处理。

第十四条 借阅人员要严格按照档案工作流程中有关要求进行借阅。

第六章 附 则

第十五条 本制度解释权属教育基金会秘书处。

第十六条 本制度自2019年4月18日北京交通大学教育基金会第四届理事会第二次会议修订通过之日起执行。